INFORMATIVA EX ARTT. 13-14 REG. UE N. 679/2016 PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
CSER – Fondazione Centro Studi Emigrazione, con sede legale in Via Calandrelli,11 (00153) Roma e sede operativa in Via Dandolo, 58 (00153) Roma, C.F: 00882820582 e partita IVA 00939511002, telefono +39 065897664 – PEC cser@pec.it – email cser@cser.it – (in seguito “Titolare”), in persona del legale rappresentate pro tempore, in qualità di TITOLARE DEL TRATTAMENTO e dei suoi delegati che sono i responsabili di funzione delle aree di attività della Fondazione CSER (Biblioteca, Rivista Studi Emigrazione, Progetti e Ricerche, Eventi e Comunicazione), La informano ai sensi degli artt. 13 e 14 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito “GDPR”) che i dati da Lei forniti saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti:
1. Oggetto del trattamento
Il Titolare, per l’instaurazione e la gestione dei rapporti con lei in corso, tratta:
• i suoi dati personali non particolari, identificativi, di contatto e fiscali (ad esempio: nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, professione, riferimenti bancari e di
pagamento, certificato verde-green pass)
2. Finalità del trattamento e base giuridica
CSER acquisisce i dati forniti dagli utenti, sia in presenza durante le attività formative, i convegni, seminari, eventi e i corsi, sia attraverso strumenti informatici, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dal Regolamento e dalla legge. Il Trattamento avviene con strumenti elettronici e cartacei.
CSER tratta i dati raccolti in formato digitale e cartaceo esclusivamente al fine di svolgere le proprie normali attività di sensibilizzazione circa le finalità specifiche dell’organizzazione. I dati sono infatti trattati per gestire l’informazione su attività, iniziative e progetti CSER, per richiedere l’adesione e acquisire eventuali dati e curricula di quanti intendano proporsi per una collaborazione.
La modulistica da compilare prevede un consenso al Trattamento dei Dati obbligatorio nel caso in cui siano strettamente necessari per dar seguito alla richiesta dell’Interessato oppure facoltativo in tutti gli altri casi.
I dati, salvo il consenso facoltativo, potranno essere trattati per attività di profilazione di cui all’art. 4, comma 1, n. (4) del Regolamento UE, mirate a personalizzare le comunicazioni informative. I dati interessati dai precitati trattamenti non saranno oggetto di alcuna diffusione all’infuori del Titolare del Trattamento e dei Responsabili da questi nominati. I Dati potranno essere trattati per le finalità di cui sopra da società e/o professionisti e/o fornitori terzi a cui la comunicazione dei dati sia necessaria per finalità connesse, inerenti e/o strumentali al Trattamento.
I Suoi dati personali sono trattati:
a. senza il Suo consenso espresso (art. 6 GDPR) per le seguenti finalità:
• Concludere i contratti per i servizi del Titolare;
• Adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con lei in essere;
• Adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (ad esempio: emissione fatture);
• Esercitare i diritti del Titolare (ad esempio: gestione tesoreria, diritto di difesa in giudizio, ecc.).
b. solo previo suo specifico e distinto consenso (artt. 6 e 7 GDPR), per le seguenti finalità di marketing:
• Inviarle via mail, posta, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale informativo su campagne, progetti e iniziative di sensibilizzazione e raccolta fondi relative ai servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi.
c. con il suo specifico e distinto consenso (artt. 6 e 7 GDPR), per le seguenti finalità:
• per l’utilizzo e la diffusione dei dati relativi alla Sua immagine raccolti mediante servizi fotografici e/o riprese audiovisive nel corso dell’evento, che verranno utilizzati per finalità connesse alla pubblicizzazione sui canali web del Titolare (sito web e social network);
3. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2.a) è obbligatorio e non necessita di consenso. In assenza di tali dati non potremo erogare i nostri servizi. Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2.b) e 2.c) è facoltativo e necessita del Suo espresso consenso. In assenza non potrà ricevere newsletter, materiale informativo, comunicazioni commerciali su servizi offerti dal Titolare e la Sua immagine non potrà essere oggetto di pubblicazione. Continuerà comunque ad avere diritto ai nostri servizi.
4. Modalità di trattamento
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n.2) GDPR, e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione e distruzione dei dati. I suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico. Il trattamento è svolto da incaricati e collaboratori nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni ricevute, sempre e soltanto per il conseguimento delle specifiche finalità rispettando scrupolosamente i principi di riservatezza e di sicurezza richiesti dalle norme applicabili.
5. Accesso ai dati
I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui al punto 2:
• Ai dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati del trattamento e/o amministratori di sistema;
• A società terze o altri soggetti (a titolo indicativo: studi professionali, consulenti, software house che forniscono i gestionali, istituti di credito, assicurazioni, ecc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
6. Comunicazione di dati
Il Titolare potrà comunicare i Suoi dati a Pubblica Amministrazione, Organismi di Vigilanza e/o Autorità Giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria o necessaria per legge. I Suoi dati non saranno diffusi.
7. Trasferimento di dati
La informiamo che generalmente cerchiamo di evitare trasferimenti di dati al di fuori dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire i dati in paesi extra UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea e/o norme vincolanti di impresa (es. Privacy Shield).
8. Conservazione dei dati
Tutti i dati personali conferiti saranno trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, pertinenza e proporzionalità, solo con le modalità, anche informatiche e telematiche, strettamente necessarie per perseguire le finalità sopra descritte.
I dati personali saranno conservati per i 6 anni successivi all’ultimo contatto avvenuto con l’interessato/a o sino a richiesta di cancellazione da parte dello stesso. In tal caso, potranno essere comunque conservati i dati correlati al legittimo interesse del titolare o necessari per l’adempimento di obblighi di legge. Si evidenzia che i sistemi informativi impiegati per la gestione delle informazioni raccolte sono configurati, sin dall’origine, in moda da minimizzare l’utilizzo dei dati personali.
9. Diritti dell’interessato
Nella sua qualità di interessato, ha i diritti di cui all’art. 15 ss ed art. 77 GDPR, e precisamente i diritti di:
a. ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: le finalità del trattamento; le categorie di dati personali in questione; i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
b. ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
c. ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, se sussiste uno dei motivi seguenti: a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2; d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
d. ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.
e. ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora: a) il trattamento si basi sul o su un contratto b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.
f. opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing
g. diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
h. diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo ai sensi dell’art. 77.
10 Modalità di esercizio dei diritti
Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti contattando il Titolare al seguente indirizzo e-mail: cser@pec.it
11 Responsabili esterni e incaricati
L’elenco aggiornato dei responsabili esterni e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.
12. Dati di navigazione
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13. Dati forniti volontariamente dall’utente
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